Bilan Express
Ce questionnaire express vous permet d’obtenir une première photographie de la maturité de votre Facility Management. Il a été conçu pour identifier rapidement vos points forts, vos zones de tension et vos leviers d’amélioration.
Les questions suivantes couvrent les dimensions essentielles du pilotage FM et s’appuient sur les principes de la norme ISO 41001.
Le remplissage prend moins de 10 minutes. Les réponses serviront à générer un aperçu synthétique que vous pourrez utiliser pour orienter vos prochaines décisions FM.
Profil du site (3 questions)
Quel est votre type de site ?
*
Cette classification détermine les référentiels réglementaires applicables (sécurité incendie, accessibilité, ventilation, etc.) et les exigences de maintenance spécifiques à votre secteur. Un site industriel n'a pas les mêmes contraintes qu'un bureau ou un établissement scolaire. Choisissez le type qui correspond à l'usage principal du bâtiment.
Combien de bâtiments sont concernés ?
*
Le nombre de bâtiments influence directement la complexité de gouvernance FM : plus il y a de sites, plus le risque de dispersion des responsabilités, des contrats et de l'information technique est élevé. Si vous gérez un campus, comptez chaque bâtiment distinct (même contigu).
Combien de bâtiments sont concernés ?
Quelle est la surface approximative du/des sites (m²) ?
*
La surface totale est le premier indicateur de dimensionnement FM. Elle permet de calibrer les coûts de référence, d'évaluer la cohérence des budgets alloués et d'identifier d'éventuels surcoûts ou sous-investissements. Une estimation à ±10 % est suffisante.
Gouvernance FM & Processus (4 questions)
Disposez-vous d’un responsable FM ou technique clairement identifié ?
*
Sans responsable identifié, le FM est géré "par défaut" — souvent par plusieurs personnes sans coordination, ce qui génère des décisions incohérentes, des doublons contractuels et des zones d'ombre. Partiellement signifie qu'une personne s'en occupe mais sans mandat ou périmètre formalisé.
Disposez-vous d’un responsable FM ou technique clairement identifié ?
Avez-vous une vision claire des rôles et responsabilités (RACI) entre interne, prestataires et direction ?
*
Un RACI définit qui fait quoi, qui valide, qui est consulté, qui est informé. Sans cette clarté, les prestataires agissent sans supervision réelle, les incidents se traitent en réactif, et personne ne peut être tenu responsable d'une défaillance. Partiellement = des attributions existent mais ne sont pas formalisées ou partagées.
Avez-vous une vision claire des rôles et responsabilités (RACI) entre interne, prestataires et direction ?
Existe-t-il un plan de maintenance, un plan énergétique ou une feuille de route FM ?
*
Un plan formel — même simple — est la différence entre un FM piloté et un FM subi. Il permet d'anticiper les dépenses, d'organiser les ressources et d'aligner le FM sur les objectifs de l'organisation. Si vous gérez le FM "au fil de l'eau", répondez Non.
Existe-t-il un plan de maintenance, un plan énergétique ou une feuille de route FM ?
Organisez-vous des revues régulières du FM avec des décisions formelles ?
*
Les revues FM permettent de transformer l'information opérationnelle (pannes, coûts, contrats) en décisions de gouvernance. Sans revue régulière, les problèmes s'accumulent silencieusement. À la demande / irrégulières signifie que des réunions ont lieu, mais sans cadence définie ni compte-rendu structuré.
Organisez-vous des revues régulières du FM avec des décisions formelles ?
Maintenance (8 questions)
Disposez-vous d’un inventaire technique complet et à jour (équipements + numéros de série) ?
*
L'inventaire technique est le fondement du FM. Sans lui, vous ne savez pas ce que vous avez, ce qui nécessite une maintenance, ni ce que vous risquez. Un inventaire incomplet ou non mis à jour est presque aussi problématique que son absence : il crée une fausse sécurité. Incluez équipements CVC, électriques, de sécurité, sanitaires et de production.
Disposez-vous d’un inventaire technique complet et à jour (équipements + numéros de série) ?
Avez-vous une GMAO ou un outil digital pour suivre les interventions ? (Oui/Non)
*
Une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) centralise les interventions, les historiques et les plannings. Sans outil digital, le suivi repose sur des emails ou des tableurs — ce qui rend impossible toute analyse de performance ou de coût. Si vous utilisez Excel ou un simple registre papier, répondez Non.
Avez-vous une GMAO ou un outil digital pour suivre les interventions ? (Oui/Non)
Quel est votre ratio estimé de maintenance préventive sur 12 mois (%) ?
*
Ce ratio mesure la part de maintenance planifiée par rapport à l'ensemble des interventions. Un ratio inférieur à 40 % indique un FM essentiellement réactif, avec des coûts d'urgence structurellement plus élevés. Si vous ne disposez pas de données précises, choisissez la fourchette qui vous semble la plus représentative.
Quel est votre ratio estimé de maintenance préventive sur 12 mois (%) ?
Quel pourcentage d’interventions sont réalisées en urgence (%) ?
*
Les interventions d'urgence coûtent en moyenne 2 à 4 fois plus cher qu'une intervention planifiée. Un taux élevé est le symptôme d'un FM non structuré, pas d'une fatalité. Si vous n'avez pas de données, sélectionnez Impossible à estimer — c'est en soi une information importante.
Quel pourcentage d’interventions sont réalisées en urgence (%) ?
Avez-vous un backlog de maintenance (tâches en retard) ?
*
Le backlog représente toutes les tâches de maintenance identifiées mais non réalisées. Il est le reflet direct du décalage entre les besoins réels et les ressources allouées. Un backlog non suivi est un risque latent : panne prévisible, non-conformité réglementaire, perte de garantie constructeur.
Avez-vous un backlog de maintenance (tâches en retard) ?
Estimation du nombre de tâches en retard ces 12 derniers mois ?
Une estimation suffit. L'objectif n'est pas la précision comptable, mais l'ordre de grandeur : un backlog de 5 tâches n'a pas les mêmes implications qu'un backlog de 100. En cas de doute, comptez les interventions signalées mais non soldées dans vos registres ou votre messagerie.
Estimation du nombre de tâches en retard ces 12 derniers mois ?
Les équipements critiques disposent-ils de plans de maintenance adaptés ?
*
Les équipements critiques sont ceux dont la défaillance a un impact direct sur la sécurité, la continuité d'activité ou les coûts majeurs (chaufferie, groupes froids, systèmes de sécurité incendie, ascenseurs, etc.). Un plan adapté inclut la fréquence, le prestataire responsable et les vérifications réglementaires associées.
Les équipements critiques disposent-ils de plans de maintenance adaptés ?
Disposez-vous d’une traçabilité claire des interventions prestataires (rapports, photos, horodatage) ?
*
La traçabilité (rapports d'intervention, photos, horodatage) est votre seul moyen de vérifier que les prestations ont bien été réalisées comme contractualisées. Sans elle, vous payez sans pouvoir contrôler. Partiellement = des rapports existent parfois, mais sans système ni exigence formelle.
Disposez-vous d’une traçabilité claire des interventions prestataires (rapports, photos, horodatage) ?
Énergie & Pilotage (4 questions)
Connaissez-vous votre consommation énergétique annuelle (kWh ou CHF) ?
*
L'énergie représente en moyenne 25 à 35 % du budget FM d'un site industriel. Ne pas connaître sa consommation, c'est piloter un véhicule sans tableau de bord. Si vous avez accès aux factures annuelles consolidées, répondez Oui. Si vous n'avez qu'une vue partielle (un seul compteur sur plusieurs), répondez Partiellement.
Connaissez-vous votre consommation énergétique annuelle (kWh ou CHF) ?
Les données énergie sont-elles suivies mensuellement (tableau, monitoring digital, courbe de charge) ?
*
Un suivi mensuel permet de détecter les dérives avant qu'elles deviennent coûteuses : hausse anormale, équipement défaillant, usage hors plage horaire. Un relevé annuel ne permet aucune action corrective en temps utile. Partiellement = un suivi existe mais il est irrégulier ou incomplet.
Les données énergie sont-elles suivies mensuellement (tableau, monitoring digital, courbe de charge) ?
Disposez-vous d’une optimisation active des réglages (chauffage, ventilation, courbes, sondes) ?
*
Les réglages par défaut des installations techniques sont rarement optimisés pour votre usage réel. Une optimisation active (courbes de chauffe adaptées, horaires de ventilation, calibrage des sondes) peut générer 10 à 20 % d'économies sans investissement matériel. Si personne ne touche aux paramètres depuis l'installation, répondez Non.
Disposez-vous d’une optimisation active des réglages (chauffage, ventilation, courbes, sondes) ?
Votre consommation d'énergie est-elle pilotée, subie ou inconnue ?
*
Cette question évalue votre posture globale vis-à-vis de l'énergie. Pilotée : vous avez des objectifs, des données et des actions correctives. Subie : vous recevez les factures et les payez sans levier d'action. Inconnue : vous n'avez pas de visibilité consolidée. Soyez honnête — c'est la réponse la plus utile pour votre rapport.
Votre consommation d'énergie est-elle pilotée, subie ou inconnue ?
Contrats & Documentation (4 questions)
Disposez-vous des contrats de maintenance à jour (CVC, sécurité, nettoyage, multiservices) ?
*
Des contrats obsolètes (CVC, sécurité, nettoyage, multiservices) exposent à des prestations non conformes aux évolutions réglementaires, à des litiges en cas d'incident, et à des surcoûts non justifiés. À jour signifie : contrats signés, en cours de validité, avec périmètre correspondant à la réalité du site.
Disposez-vous des contrats de maintenance à jour (CVC, sécurité, nettoyage, multiservices) ?
Les contrats incluent ils des SLA / délais d’intervention clairs et mesurables ?
*
Un SLA (Service Level Agreement) définit les délais d'intervention garantis et les pénalités associées. Sans SLA mesurable, vous n'avez aucun levier contractuel en cas de défaillance prestataire. Partiellement = des délais sont mentionnés mais sans mécanisme de contrôle ou de sanction.
Les contrats incluent ils des SLA / délais d’intervention clairs et mesurables ?
Avez-vous accès aux DOE / plans / schémas / dossiers techniques complets ?
*
Les DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés) contiennent les plans, schémas et notices des installations. Ils sont indispensables pour toute intervention technique sérieuse, tout changement de prestataire, ou toute extension. Leur absence est un risque opérationnel et réglementaire direct. Si les documents existent mais ne sont pas accessibles facilement, répondez Partiellement.
Avez-vous accès aux DOE / plans / schémas / dossiers techniques complets ?
Les budgets FM (maintenance, énergie, contrats) sont-ils connus et maîtrisés ?
*
Connus signifie que vous disposez d'une vision consolidée des dépenses FM réelles. Maîtrisés signifie que ces dépenses font l'objet d'un budget prévisionnel, d'un suivi et d'arbitrages. Si vous recevez des factures sans les avoir anticipées, répondez Non ou Partiellement.
Les budgets FM (maintenance, énergie, contrats) sont-ils connus et maîtrisés ?
Sécurité, conformité & risques (3 questions)
Vos installations techniques sont-elles à jour concernant les contrôles réglementaires ?
*
En Suisse, de nombreuses installations sont soumises à des contrôles périodiques obligatoires : sécurité incendie, électricité, ascenseurs, citernes, installations sous pression, etc. Un retard de contrôle engage la responsabilité de l'organisation en cas d'incident. Si vous n'êtes pas certain, répondez Je ne sais pas — c'est un signal à traiter en priorité.
Vos installations techniques sont-elles à jour concernant les contrôles réglementaires ?
Disposez-vous d’un plan de gestion des risques techniques (pannes, continuité, incidents) ?
*
Un plan de gestion des risques recense les scénarios critiques (panne de chaufferie en hiver, coupure électrique, inondation, arrêt de production) et définit les procédures de réponse. Sans ce plan, chaque incident est géré dans l'urgence, avec des coûts et des délais imprévisibles. Partiellement = des procédures informelles existent mais sans formalisation ni test régulier.
Disposez-vous d’un plan de gestion des risques techniques (pannes, continuité, incidents) ?
Avez-vous connu un incident significatif (panne majeure, fuite, arrêt production, alarme) ces 24 derniers mois ?
*
Un incident significatif est tout événement ayant entraîné une interruption d'activité, un risque pour les personnes, un coût d'urgence important ou une alerte réglementaire. Cette information permet d'évaluer votre niveau d'exposition réel, au-delà des déclarations théoriques.
Avez-vous connu un incident significatif (panne majeure, fuite, arrêt production, alarme) ces 24 derniers mois ?
Décrivez brièvement : le type d'incident (panne, fuite, alarme, etc.), le système concerné, et les conséquences concrètes (durée d'arrêt, coût estimé, mesures prises). Quelques lignes suffisent. Cette information reste confidentielle et sert uniquement à affiner votre diagnostic.
Ressources humaines & Compétences (2 questions)
Les personnes en charge du FM possèdent-elles les compétences nécessaires (formation, expérience) ?
*
Un FM structuré requiert des compétences techniques (maintenance, réglementation, énergie) et des compétences de gouvernance (pilotage de contrats, gestion budgétaire, reporting). L'absence de formation adaptée conduit à des décisions techniques prises sans recul stratégique. Partiellement = les compétences techniques existent mais sans vision systémique.
Les personnes en charge du FM possèdent-elles les compétences nécessaires (formation, expérience) ?
Existe-t-il une dépendance à une seule personne pour la connaissance du site ?
*
La concentration du savoir sur un seul individu (souvent le technicien de maintenance historique) est l'un des risques les plus sous-estimés en FM. Son départ, son absence ou son arrêt maladie peut rendre le site ingérable. Partiellement = une documentation partielle existe mais reste insuffisante pour assurer la continuité.
Existe-t-il une dépendance à une seule personne pour la connaissance du site ?
Priorités et Perception Client (1 question)
Quelle est selon vous la priorité n°1 à résoudre dans votre FM aujourd’hui ?
*
Répondez librement et spontanément. Ce que vous identifiez comme priorité peut confirmer ou révéler des angles morts par rapport aux résultats de votre diagnostic. Il n'y a pas de bonne ou mauvaise réponse — c'est votre perception qui compte ici, et elle fait partie intégrante de l'analyse.
Où envoyer votre rapport ?
Untitled checkboxes field
